Az Adatkezelő adatvédelmi tisztviselőt (DPO) nem jelölt ki, tekintettel arra, hogy tevékenysége nem tartozik a GDPR 37. cikkében meghatározott kötelező kijelölési esetkörbe.
A SmartBot.hu személyes AI asszisztens szolgáltatás, amely adminisztrációs feladatok ellátását segíti mesterséges intelligencia alkalmazásával. A szolgáltatás működéséhez személyes adatok kezelése szükséges. Jelen tájékoztató célja, hogy a GDPR 12. cikkének megfelelően tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában ismertesse az adatkezelés részleteit.
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Név, e-mail cím | Fiók létrehozása, azonosítás, kapcsolattartás | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Fiók törlésig |
| Jelszó (bcrypt hash, 12 round) | Hitelesítés | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Fiók törlésig |
| Google ID, avatar URL | Google-fiókkal történő bejelentkezés | Hozzájárulás (6(1)a) | Fiók törlésig v. visszavonásig |
| 2FA adatok (TOTP secret – AES-256-GCM titkosítva, backup kódok – bcrypt hash) | Fiók biztonsága, kétfaktoros hitelesítés | Hozzájárulás (6(1)a) | 2FA kikapcsolásig |
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| E-mail, csomag típus, Stripe ügyfél-azonosító | Előfizetés kezelése, díjak beszedése | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Számviteli kötelezettség: 8 év |
| Bankkártya adatok | Fizetésfeldolgozás | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Kizárólag a Stripe tárolja — a SmartBot nem fér hozzá |
| Számlázási adatok (név, cím, adószám) | Számla kiállítása (Billingo) | Jogi kötelezettség (6(1)c) — Áfa tv., Szt. | 8 év (2000. évi C. tv.) |
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Üzenetek tartalma, időbélyeg | AI asszisztens szolgáltatás nyújtása | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Felhasználó törlésig, de legfeljebb fiók inaktívvá válásától 1 év |
| Üzenet tartalom → cloud AI modell (USA) | AI válasz generálás (cloud modellnél) | Hozzájárulás (6(1)a) + GDPR 49(1)a – kifejezett hozzájárulás harmadik országba továbbításhoz | Ollama nem őrzi meg a feldolgozás után |
| Token felhasználás (modell, provider, token szám, becsült költség) | Használat mérése, költségszámítás, kvóta kezelés | Jogos érdek (6(1)f)* | Fiók törlésig |
| Session adatok (gateway – JSONL transcript) | Valós idejű AI kommunikáció fenntartása | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Automatikus törlés: 30 nap |
| Memória index (SQLite, embedding) | Az AI asszisztens kontextuális emlékezete | Szerződés teljesítése (6(1)b) | Fiók törlésig |
* Érdekmérlegelési teszt a jogos érdek jogalaphoz (token tracking): Az Adatkezelő jogos érdeke a szolgáltatás használatának mérése a kvóták kezelése, számlázás és a rendszer optimalizálása érdekében. Az érintett érdekei: az adatok nem személyes jellegűek (token számok, modell nevek), nem alkalmasak az érintett profilalkotására. Az érintett jogai nem sérülnek aránytalanul, tekintettel arra, hogy az adatok technikai jellegűek és az érintett számára közvetlen előnnyel járnak (használati statisztikák megtekintése). Eredmény: az Adatkezelő jogos érdeke elsőbbséget élvez.
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| API kulcsok, OAuth tokenek (AES-256-GCM titkosítva) | Harmadik fél szolgáltatások összekapcsolása (Google Calendar, Billingo, Telegram stb.) | Hozzájárulás (6(1)a) | Integráció törléséig |
| Automatizációs naplók (status, output, error) | Automatizált feladatok futtatása, hibaelhárítás | Jogos érdek (6(1)f) | Fiók törlésig |
| API hívás naplók (method, path, statusCode) | Hibakeresés, teljesítmény-monitorozás | Jogos érdek (6(1)f) | 90 nap |
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Felhasználó azonosító, IP cím, böngésző (user agent), elfogadás időpontja | ÁSZF és Adatkezelési Tájékoztató elfogadásának dokumentálása, elszámoltathatóság | Jogi kötelezettség (6(1)c) — GDPR 7(1) cikk | A jogviszony fennállása + 5 év |
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| IP cím, böngésző típus, látogatási adatok, oldalmegtekintések | Weboldal látogatottsági statisztikák (Google Analytics GA4) | Hozzájárulás (6(1)a) | Google: 14 hónap (alapértelmezett) |
| IP cím, böngésző adatok, kattintási adatok | Hirdetési kampányok mérése, konverziókövetés (Facebook Pixel) | Hozzájárulás (6(1)a) | Meta: max. 180 nap |
| IP cím | Google Fonts betöltése (tipográfia) | Jogos érdek (6(1)f) | Google nem őrzi meg |
A Google Analytics és Facebook Pixel sütik kizárólag a felhasználó előzetes hozzájárulásával aktiválódnak (cookie banner). Részletek: Süti tájékoztató.
Részletes tájékoztató: Süti tájékoztató
| Süti/adat | Típus | Cél | Megőrzés |
|---|---|---|---|
access_token (JWT) | Feltétlenül szükséges | Bejelentkezés fenntartása | 15 perc |
refresh_token (JWT) | Feltétlenül szükséges | Session megújítás | 7 nap |
IndexedDB – smartbot_device | Technikai (demo) | Eszköz azonosítás WebSocket-hez | Böngésző törlésig |
A SmartBot nem használ analitikai, marketing, reklám vagy harmadik feles nyomkövető sütiket, Google Analytics-et, Facebook Pixelt vagy Google Fonts-ot.
| Szolgáltató | Cél | Kezelt adatok | Hely | DPA |
|---|---|---|---|---|
| Neon Tech Inc. | Adatbázis hosting (PostgreSQL) | Minden felhasználói adat | EU (Frankfurt, AWS eu-central-1) | neon.com/dpa |
| Stripe Inc. | Fizetésfeldolgozás | E-mail, kártyaadatok, tranzakciók | EU/USA | stripe.com/dpa |
| Billingo Technologies Zrt. | Online számlázás | Név, cím, adószám, tételek | EU (Magyarország) | Billingo ÁSZF/DPA |
| Ollama Inc. | AI modell futtatás (cloud modellek) | Chat üzenetek tartalma | USA | ollama.com/privacy |
| Hostinger International Ltd. | Szerver hosting (VPS) | Infrastruktúra szint | EU (Frankfurt, DE) | Hostinger DPA |
| Google LLC | OAuth bejelentkezés + Google Analytics (smartbot.hu) | E-mail, név, avatar; látogatottsági adatok, IP cím | USA/EU | Google DPA |
| Meta Platforms Inc. | Facebook Pixel (smartbot.hu) | Látogatási adatok, IP cím, böngésző adatok | USA/EU | Meta DPA |
| Let's Encrypt (ISRG) | SSL/TLS tanúsítványok | Domain nevek (nem személyes adat) | USA | N/A |
| Szolgáltató | Továbbított adat | Garancia |
|---|---|---|
| Ollama Inc. | Chat üzenet tartalom (cloud modellnél) | Érintett kifejezett hozzájárulása (GDPR 49(1)a) + az adatokat nem őrzik meg |
| Stripe Inc. | Fizetési adatok | EU-US Data Privacy Framework (DPF) tanúsított + Standard Contractual Clauses (SCC) |
| Google LLC | OAuth bejelentkezési adatok | EU-US DPF tanúsított + SCC |
| Google LLC (Analytics) | Látogatottsági adatok, IP cím (smartbot.hu) | Hozzájárulás (6(1)a) + EU-US DPF + Google Consent Mode v2 |
| Meta Platforms Inc. | Látogatási adatok, konverzió adatok (smartbot.hu) | Hozzájárulás (6(1)a) + EU-US DPF + SCC |
A Felhasználónak lehetősége van saját AI modell API kulcs megadására (pl. lokális modell, EU-ban hostolt szolgáltatás), amely esetben a chat üzenetek nem kerülnek harmadik fél szolgáltatóhoz és nem hagyják el az EU-t.
A GDPR 22. cikke alapján tájékoztatjuk, hogy:
A SmartBot AI asszisztens automatizált adatfeldolgozást végez a chat válaszok generálásánál. Ez az automatizált feldolgozás:
Profilalkotás nem történik. Az AI asszisztens memória funkciója kizárólag a Felhasználó saját munkamenetéhez kapcsolódó információk megjegyzését szolgálja (pl. ügyféladatok, szokások, preferenciák). Ezeket az adatokat:
A GDPR III. fejezete alapján a Felhasználót az alábbi jogok illetik meg. Az Adatkezelő a kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 30 napon belül teljesíti.
Jogai gyakorlásához kérjük, írjon a hello@smartbot.hu e-mail címre. Az Adatkezelő az érintett személyazonosságának igazolását kérheti a kérelem teljesítése előtt.
Az Adatkezelő a GDPR 32. cikke alapján az alábbi technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza:
| Adat | Megőrzés | Törlés módja |
|---|---|---|
| Fiók adatok (név, email) | Fiók törlésig | Felhasználó kérésére vagy Dashboard-ban |
| Chat beszélgetések (DB) | Felhasználó törlésig, max. inaktivitástól 1 év | Felhasználó manuálisan vagy fiók törléskor |
| AI session (gateway) | 30 nap automatikus | Automatikus prune (hajnali cron) |
| Token használat | Fiók törlésig | Fiók törlésekor |
| Számlázási adatok | 8 év (számviteli kötelezettség) | Jogszabályi határidő lejártakor |
| Jogi elfogadások | Jogviszony + 5 év | Határidő lejártakor |
| API hívás naplók | 90 nap | Automatikus |
| access_token cookie | 15 perc | Automatikus lejárat |
| refresh_token cookie | 7 nap | Automatikus lejárat |
| IndexedDB (demo) | Böngésző törlésig | Felhasználó böngészőjében |
Az érintett a GDPR 77. cikke alapján jogosult panaszt tenni a NAIH-nál, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti a GDPR rendelkezéseit. Az adatvédelmi hatósági eljárás ügyintézési határideje 150 nap.
Az érintett a GDPR 79. cikke alapján bírósághoz fordulhat jogai érvényesítése érdekében. A per az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható (Fővárosi Törvényszék mellett). A bírósági eljárásban a jogi képviselet kötelező.
Az Adatkezelő fenntartja a jogot a jelen tájékoztató módosítására. A módosításról a Felhasználókat e-mailben és a Dashboard-on értesíti. A hatályos tájékoztató mindig elérhető a smartbot.hu/adatkezelesi-tajekoztato címen.